Pada era serba digital yang cepat seperti saat ini, efisiensi dan kemudahan menjadi kunci untuk menjalankan bisnis yang optimal termasuk dalam pengelolaan tagihan menggunakan e-invoice. Teknologi ini hadir sebagai solusi untuk memberikan kerangka yang terstruktur menggunakan sistem digital.
Artinya, pemilik bisnis tidak lagi bergantung pada dokumen kertas dan dapat melakukan transaksi dengan pelanggan tanpa harus bertatap muka. Artikel ini akan membahas kebih lanjut mengenai, e-invoice hingga manfaatnya untuk bisnis. Simak sampai akhir, ya!
Pengertian e-Invoice
e-Invoice adalah tagihan yang dibuat, dikirim, dan dikelola dalam format elektronik. Berbeda dengan tagihan kertas, e-invoice memungkinkan pelaku bisnis dan pelanggan untuk melakukan transaksi secara online. Hal ini memberikan fleksibilitas transaksi yang tidak terhalang tempat dan waktu.
Pada invoice atau tagihan kertas, pemilik bisnis harus bertukar dokumen untuk memastikan nominal dan detail tagihan yang diberikan sesuai. Seiring berjalannya waktu, adaptasi teknologi turut menjadi bagian dari transaksi yang membuat dokumen kertas diubah menjadi soft file misalnya dalam format docs atau pdf.
Namun, e-invoice berbeda dengan soft file tagihan biasa. Teknologi ini telah terintegrasi dengan sistem pembayaran yang memungkinkan pelanggan untuk langsung membayar dari dokumen tagihan atau email yang dikirimkan pelaku bisnis.
Cara Kerja e-Invoice
Jika e-Invoice bukan sekedar tagihan dalam bentuk soft file, lalu bagaimana cara kerjanya? Mari kita bedah dengan ringkas dalam penjelasan berikut. Pemilik bisnis yang telah menghubungkan bisnisnya pada layanan invoicing ini, akan mendapat akses ke dashboard untuk mengelola transaksi.
Pemilik bisnis dapat membuat tagihan secara online melalui dashboard sesuai dengan template yang diinginkan dengan mengisi detail informasi tagihan sesuai dengan kesepakatan dengan pelanggan. Kemudian, tagihan elektronik tersebut dikirimkan ke pelanggan dan telah terhubung dengan payment link sebagai sarana pembayaran pelanggan.
Dalam payment link tersebut, pelanggan dapat memilih metode pembayaran yang diinginkan untuk melunasi tagihan. Misalnya kartu kredit, kartu debit, virtual account, e-wallet, ataupun QRIS. Terdapat instruksi yang membantu pelanggan untuk melakukan pembayaran pada masing-masing metode pembayaran.
Setelah tagihan dibayar pelanggan, pelanggan akan menerima email bukti pembayaran sesuai dengan nominal yang tertera pada tagihan. Tidak hanya pelanggan, pemilik bisnis juga akan mendapatkan data real-time yang tertera pada dashboard layanan pembayaran.
Manfaat e-Invoice dalam Dunia Usaha
Adaptasi teknologi di zaman yang serba canggih saat ini tidak lagi hanya terlihat sebagai aksesoris, tapi juga bagian dari strategi cerdas agar bisnis tertap bertahan. Berikut beberapa manfaat yang bisa diperoleh dengan menggunakan e-Invoice dalam transaksi bisnis:
1. Mempercepat Transaksi
Teknologi tagihan elektronik tersebut mampu memangkas berbagai proses rumit dari tagihan kertas atau tagihan manual. Tidak lagi ada proses pengiriman dokumen fisik yang pada umumnya cukup menyita waktu.
Proses pengiriman tagihan bisa dilakukan melalui email dan pelanggan bisa langsung membayar melalui payment link yang tersedia pada email tagihan tersebut sehingga transaksi antara pelanggan dan pemilik bisnis bisa berlangsung dengan lebih cepat tanpa transfer manual ke rekening bank pemilik bisnis.
2. Meningkatkan Efektivitas Biaya
Pemilik bisnis bisa memotong biaya terkait proses mencetak dan mengirimkan dokumen karena transaksi sudah bisa berlangsung secara online. Selain itu, pada umumnya biaya layanan hanya dikenakan pada invoice yang sudah dibayar sehingga mengurangi beban pengeluaran di awal.
3. Menurunkan Risiko Kesalahan Data
Automasi pencatatan data membuat pemilik bisnis bisa mengakses seluruh data secara real-time tanpa perlu mengecek berbagai mutasi rekening satu per satu. Hal ini juga memberikan peluang yang lebih kecil untuk terjadinya kesalahan data transaksi.
Akses dashboard juga mempermudah pemilik bisnis dalam menyimpan data transaksi sebagai bagian dari arsip penting dari bisnis yang dijalankan. Jika terjadi perselisihan akibat perbedaan data pembayaran, pemilik bisnis dapat mengakses kembali data masa lampau pada tanggal yang diinginkan dengan lebih mudah.
4. Meningkatkan Fleksibilitas Pembayaran
Metode pembayaran yang beragam pada tagihan elektronik memberikan fleksibilitas pembayaran pada pelanggan. Pelanggan bisa membayar dengan lebih mudah dengan metode pembayaran yang diinginkan dan mengurangi risiko kehilangan sales karena metode pembayaran yang diinginkan pelanggan tidak tersedia.
Hal ini juga turut membantu pemilik bisnis untuk memenuhi preferensi pembayaran pelanggan dengan lebih efektif tanpa perlu integrasi satu per satu pada pembayaran yang diinginkan pelanggan. Cukup satu layanan untuk berbagai metode pembayaran pelanggan.
Baca juga: Payment Page Itu Apa? Pahami Manfaatnya untuk Kelancaran Transaksi
5. Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan
Memberikan nomor rekening pribadi pada pelanggan bisa terlihat kurang formal dan membuat pelanggan memastikan ulang sebelum membayar karena risiko keamanan. Teknologi tagihan elektronik ini memberikan tampilan email yang lebih terstruktur, lengkap dengan metode pembayaran sehingga mampu memberikan kesan profesional yang menunjang untuk peningkatan kepercayaan pelanggan pada bisnis Anda.
Memilih e-Invoice yang Andal untuk Bisnis
Proses pembayaran adalah proses yang vital dalam bisnis karena dari sinilah uang masuk ke bisnis Anda. Karenanya, diperlukan sistem pembayaran yang andal untuk menjaga transaksi berjalan dengan lancar dan aman.
iFortepay memahami hal tersebut sebagai bagian penting dari landasan kami dalam menyediakan layanan e-Invoice yang aman dan mudah. Anda dapat mengakses layanan ini tanpa adanya integrasi teknikal menggunakan Instapay by iFortepay.
Proses pengiriman dan pengelolaan invoice menjadi lebih mudah karena dikelola dari dashboard tanpa ada biaya berlangganan. Selain pembuatan invoice satuan, pemilik bisnis juga bisa membuat banyak invoice sekaligus menggunakan fitur bulk invoice dengan mengunggah data invoice dalam format Excel yang telah disediakan tanpa ada biaya tambahan.
Nikmati pengalaman bertransaksi yang lebih praktis dengan membuat akun Anda sendiri di website Instapay by iFortepay atau klik di sini untuk membaca lebih lanjut mengenai layanan e-invoice.
